Webbhandboken

Dokument

Att publicera information i dokument är alltid ett andrahandsval. Om en text lika gärna kan ligga direkt på en webbsida ska den göra det. Det ger en bättre tillgänglighet, bättre träffar i sökmotorer och är enklare att läsa via mobilen.

Tillgängliga dokument

Lagkrav om tillgänglighet gäller även dokument.  

Använd tydliga dokumentnamn

Dokument du länkar till ska ha tydliga filnamn. Använd inte interna arbetsnamn som filnamn. Undvik att döpa dokument med enbart artikelnummer, diarienummer eller liknande, numren kan dock vara en del av filnamnet.

Fördjupande länkar från Vägledning för webbutveckling

Visa flera dokument i en iFeed

Om du vill flera dokument är det oftast enklast att lägga dem i en dokumentlista, en så kallad iFeed. Du kan ge dokument i SOFIA metadata som söks ut och visas i en iFeed automatiskt när de upprättas via SOFIA.

Fördelen här är att du har större kontroll på dokumenten och användaren kan hitta dokument som hör ihop. Det här sättet är bättre än att lista flera enskilda dokument efter varandra. 

Här räcker det att upprätta ett dokument i Sofia, har det rätt metadata kommer det att visas automatiskt i din lista. Mycket enklare än att länka till enskilda dokument.

Så gör du ett iFeedblock och får koll på dina dokument. 

Länka till enskilda dokument

Om du bara har ett dokument du ska länka till, säg att du har en artikel om den nya miljöpolicyn. Då kan du länka till det enskilda dokumentet. Så fort det börjar bli fler dokument, eller du misstänker att det kommer bli det i framtiden då ska du använda iFeed.

På Västra Götalandsregionens webbplats ska dokument i de allra flesta fall publiceras via VGR:s dokumenthanteringssystem SOFIA/SOFIAstyr.

Länka till dokument på intranätet

På intranätet kan du också länka till dokument som är diarieförda. Använd Hitta i diariet för att söka, använd länken i adressfältet. Länkar till diariet är enbart åtkomliga inom VGR:s nätverk, du kan alltså inte länka till dokument i diariet från externa webbplatser.

Politiska handlingar och protokoll

Möteshandlingar till politiska sammanträden hämtas från Public 360 och visas i OpenGov. På både intranät och externa webbplatser kan du klistra in länkar till politiska dokument i OpenGov. Du kan däremot inte länka till dokument direkt från Public 360.

Politiska sammanträden och möteshandlingar i OpenGov

Felsöka dokument som inte går att nå

Har du upptäckt att ett dokumnet på en sida inte längre går att nå? Det beror oftast på att dokumentets giltighetstid har gått ut eller att dokumentet inte längre är publicerat.

Om dokumentet fortfarande ska vara tillgängligt

  • Leta upp dokumentet i SOFIA.
  • Kontrollera att korrekt åtkomsträtt är vald (Internet eller Intranät).
  • Kontrollera giltighetstiden under Tillgänglig till. (Välj den tid som är dokumentets faktiska giltighetstid).
  • Upprätta dokumentet på nytt.

När dokumentet är upprättat på nytt fungerar länken automatiskt igen efter en lite sunt.

Om dokumentet inte längre ska gå att nå

  • Avpublicera dokumentet i SOFIA.
  • Ta bort länken på den eller de sidor dokumentet är publicerat.

Om du behöver hjälp

Om du inte vet var dokumentet finns, saknar behörighet eller är osäker på vem som ansvarar för det kan din lokala SOFIA-support hjälpa dig.

Skicka då med länken till dokumentet och ange om dokumentet ska:

  • publiceras på nytt
  • avpubliceras
  • få en ny giltighetstid 

Kontaktuppgifter lokal SOFIA-support (Intranät)